職場に馴染めてないと思ったら読む本ー『要領が良くないと思い込んでいる人のための仕事術大全』『なぜか「段取り」のウマい人、ヘタな人』
F太さんの『要領が良くないと思い込んでいる人のための仕事術大全』、中島孝志さんの『なぜか「段取り」のウマい人、ヘタな人』を再読しました。
本書に記載されている先延ばし癖の克服法、「段取り」の仕方、職場に馴染むためのコミュニケーションがとても役に立ったので紹介したいと思います。
段取りは手順書を作ってとにかく繰り返す
仕事には2種類あって、何をすべきかを考える「プランニング」とタスクを実行する「オペレーション」があります。ともすると日々の業務に追われてしまうと、長期的に何をすべきなのかを考える時間を確保できなくなりがちです。そこで、とにかくプランニングもオペレーションも手順書を作ってしまい、決まった時間内で取り組めるように工夫することが必要です。
プランニングも実は手順書を作れる
「どのような案件に注力すべきか」「どのようなソリューションを提案すべきか」と言ったプランニングは抽象的な思考であり、考え方が明文化されていません。
だからこそ後回しになってしまい、結局考える時間が取れないような事態になりがちです。しかしながら、例えば読書猿さんの『アイデア大全』で紹介されている「バーチャル賢人会議」などを使って、賢人の名言集などランダムな刺激を足がかりにすると「賢人だったらどうするか」を考えることができ、自分の中にはなかった考え方ができるようになります。しかもたった30分でできてしまうので、毎日よりよく仕事をするためのアイデア出しができます。
このようにプランニングという重要な仕事に関しても手順化さえしてしまえば短時間で取り組めるようになります。
オペレーションの標準工数を縮める工夫
製造業に限らず、標準工数の考え方は仕事の品質を管理するために重要です。標準工数の考え方を仕事に適用することで「なんかうまくいかない」という感覚を具体的なプロセスの問題として落とし込むことができます。
時間当たりの処理件数を計測し、そこからプラスマイナス5％は許容するとすれば変に落ち込んでしまうこともありません。また許容範囲を超過してしまう場合は体調が悪いとか、そもそもPCのレスポンスが遅くなっているといった場合など、問題が発生するプロセスを見直すことで「そもそも対処すべき問題なのか」がわかります。
プロセス管理の方法としては読書猿さんの『問題解決大全』に記載されていた「特性要因図（フィッシュボーン・ダイアグラム）」が参考になります。
WindowsやOutlookなどの各種オフィス製品を使いこなすことも、オペレーション時間の短縮のために効果的です。自動起動設定やフォルダ分けのルールなど、意外と知らない時短術というのがまだまだあるので、今更と言わずに一度読んでみる価値はあると思います。
職場での距離の縮めかた
職場での距離の縮め方に悩まされる人は多いのではないでしょうか。
私自身、打ち合わせに参加しているのであれば話題は提供したいし、できれば気軽に相談ができるような間柄になりたい…とはいえ、あくまで仕事をするためのお付き合いなので、プライベートの話題はあまりしたくない気持ちがあり、なかなか職場での距離を縮められずにいます。
そこでお勧めなのが「プチ自己開示」。
人は共有されると嬉しくなるもの。そこで、以下のようなことを共有してみるのがおすすめです。打ち合わせで発言する時、喋り出しを決めておくとスムーズに喋れます。特にリモート会議だと発言タイミングが難しく、モゴモゴして聞き返されてテンパる…みたいなことがありがちなので、例文もテンプレートとして覚えてしまいましょう。
仕事の進捗報告
「今度＠＠者の案件を担当することになりました！」
仕事のトラブルの相談
「納期の件で、相談に乗って欲しいです」
トラブルが解決した時の報告
「このあいだの納期の件、無事解決しました！」
関係者の紹介
「＠＠社の営業さん、紹介しましょうか？」
まとめ
仕事は全て手順書にする
プランニングも実は手順書を作れる
標準工数を設定して、タイムを縮める工夫を欠かさない
職場で距離を縮めるには「共有」する
案件状況、トラブルの相談、調査結果や解決の報告、紹介を自分からすると相手は嬉しくなる
